Politique de Confidentialité
Entrée en vigueur : 27 septembre 2018
La Table Pancanadienne de la Relève Agricole (TPRA) s’engage à protéger la confidentialité de l’information personnelle de ses employés, volontaires, membres, clients, bienfaiteurs et autres parties concernées.
La TPRA est un organisme sans but lucratif dont les volontaires, les directeurs et le personnel professionnel ont pour but de fournir des occasions d’éducation et de développement multiformes aux débutants et jeunes fermiers à travers tout le Canada. Par ses projets, programmes et activités divers, la TPRA se réunit souvent et recourt à de l’information personnelle. Toute personne touchée par ces renseignements devrait pouvoir s’attendre à ce que l’information soit soigneusement protégée et que toute utilisation de ladite information soit soumise à son consentement.
Cette Politique de Confidentialité a été établie pour répondre à l’Acte sur les documents électroniques et la protection de l’information personnelle du Canada (ADÉPIP) et les principes énoncés dans le Code modèle pour la Protection de l’information personnelle de l’Association canadienne des Standards PIPEDA (https://laws-lois.justice.gc.ca/fra/lois/P-8.6/) qui établit les règles concernant la cueillette et la divulgation de l’information personnelle au cours d’une activité commerciale telles que définies par l’ADÉPIP.
Buts de la cueillette d’informations personnelles
On entend par information personnelle tout renseignement qui peut être utilisé pour distinguer, identifier ou joindre une personne en particulier. Cette information peut comprendre les opinions ou croyances d’un individu aussi bien que des faits au sujet de / liés à un individu. L’information dans le domaine public n’est pas sujette à la loi sur la vie privée, et à ce titre, n’est pas comprise dans cette Politique de Confidentialité.
La TPRA ne relève que l’information personnelle dont elle a besoin :
- livrer des produits et services requis;
- enregistrer un client dans un programme;
- enregistrer un client pour une conférence ou un évènement;
- communiquer de l’information aux membres;
- envoyer des avis de changement de nos services;
- fournir un appui au client;
- maintenir à jour la liste de distribution de notre bulletin de nouvelles;
- communiquer des nouvelles et de l’information particulière aux jeunes fermiers du Canada;
- détecter, prévenir et régler des problèmes techniques.
Le site Internet de la TPRA recourt à des cookies permanents envers les navigateurs en visite, tant pour activer les fonctions du site Web que pour le suivi des performances. Plus précisément, les cookies sont utilisés pour maintenir ou fermer les sessions des visiteurs du site, enregistrer leurs préférences et activer les outils d’analyse Web pour suivre les performances. Les cookies sont utilisés anonymement et n’enregistrent pas d’informations personnelles identifiables. Les visiteurs qui souhaitent refuser les cookies doivent consulter la documentation d’aide de leur logiciel de navigation pour les refuser ou les décliner sélectivement. Notez que la diminution des cookies peut nuire aux performances du site.
La présente politique de confidentialité ne couvre pas les données statistiques dont l’identité des individus ne peut être déterminée. La TPRA se réserve le droit d’utiliser et de divulguer les données statistiques qu’elle juge appropriées.
Consentement
La TPRA obtiendra le consentement exprès d’un particulier avant ou au moment de la collecte des renseignements personnels, sauf dans la mesure permise par la ADÉPIP. Les buts de la collecte, de l’utilisation ou de la divulgation des renseignements personnels seront communiqués à la personne concernée au moment de demander son consentement.
Une fois le consentement obtenu d’utiliser l’information d’un individu à ces fins, la TPRA jouit du consentement implicite de la personne pour recueillir toute information supplémentaire nécessaire pour atteindre les mêmes buts. Un consentement exprès devra également être obtenu quand ou si une nouvelle finalité est identifiée, à moins que cette nouvelle finalité ne soit exigée par la Loi.
Un particulier peut retirer son consentement à tout moment, sous réserve de restrictions légales ou contractuelles et d’un préavis raisonnable. La TPRA informera l’individu des implications d’un tel retrait.
Limites de la cuillette d’informations
La collecte d’informations personnelles sera limitée aux fins établies dans le présent document de politique de confidentialité, aux applications de la TPRA, et/ou aux autres formes et seulement à l’information nécessaire aux buts identifiés. L’information personnelle sera recueillie par des moyens honnêtes et légaux.
Limites de l’utilisation et de la divulgation
L’information personnelle servira uniquement aux fins auxquelles une personne aura donné son accord sauf si ces fins sont permises par l’ADÉPIP. La TPRA peut utiliser de l’information personnelle sans le consentement de l’individu quand :
- l’organisation a des raisons solides de croire que l’information pourrait être utile à des fins d’enquête sur une contravention fédérale, provinciale, ou étrangère, et si l’information est utilisée dans cette enquête;
- en cas d’urgence, la vie, la santé ou la sécurité d’une personne est menacée;
- si l’information sert à des fins d’étude statistique ou de recherche;
- si l’information est accessible au public;
- si l’utilisation est clairement dans l’intérêt de l’individu, et que le consentement n’est pas accessible à ce moment;
- si la connaissance et le consentement compromettent l’accès ou la précision de l’information;
- si la collecte est nécessaire pour enquêter sur la violation d’un accord;
- et partout où l’ADÉPIP le permet.
L’information personnelle sera dévoilée aux employés de la TPRA, aux employés contractuels de la TPRA, et aux membres du conseil d’administration de la TPRA qui doivent connaitre l’information à des fins de travail.
L’information personnelle sera dévoilée aux tierces parties seulement avec la connaissance et le consentement de l’individu en question, sauf où l’ADÉPIP le permet. Toute information personnelle dévoilée à une tierce partie sera sujette à cette mesure, et la TPRA recourra aux mesures appropriées contractuelles ou autres pour protéger l’information personnelle à un niveau comparable à cette politique.
La TPRA pourra dévoiler de l’information personnelle à une tierce partie sans la connaissance et le consentement de l’intéressé si le dévoilement est fait :
- à un avocat qui représente la TPRA;
- lors d’un recouvrement par l’APRA d’une dette d’un individu ou d’un client;
- pour se conformer à une assignation à comparaitre, à un mandat ou à une ordonnance rendue par un tribunal ou un autre organisme compétent;
- s’il s’agit d’une agence d’application de la loi dans une enquête civile ou criminelle;
- à un organisme gouvernemental ou un ministère qui requiert l’information;
- si requis par la loi; ou
- si permis par l’ADÉPIP.
Conservation et destruction
L’information personnelle sera retenue seulement le temps nécessaire à l’atteinte des objectifs pour lesquels elle a été recueillie. Si de l’information personnelle est utilisée pour prendre une décision concernant une personne, elle sera conservée assez longtemps pour permettre l’accès une fois la décision prise. L’information personnelle qui n’est plus nécessaire pour répondre aux fins identifiées sera détruite, effacée ou rendue anonyme. Nonobstant ce qui précède, les renseignements personnels seront conservés pendant les périodes de temps requises par les lois et réglementations en vigueur.
Précision
La TPRA veille à ce que les renseignements personnels fournis par une personne dans son ou ses dossiers actifs soient exacts, à jour et complets, et selon les besoins pour remplir les finalités pour lesquelles ils ont été recueillis, utilisés, conservés et divulgués. Les particuliers sont priés d’aviser la TPRA de tout changement dans les renseignements personnels ou commerciaux. Les informations contenues dans les fichiers inactifs ne sont pas mises à jour. La TPRA cherche à assurer que l’information recueillie par l’individu dans son fichier actif soit exacte, actuelle et complète, ce qui est nécessaire pour remplir les buts pour lesquels ces renseignements sont recueillis, utilisés, retenus et dévoilés. Les individus doivent prévenir la TPRA de tout changement dans les renseignements personnels ou commerciaux les concernant. L’information contenue dans des dossiers inactifs n’est pas mise à jour.
Protection
La TPRA prendra des mesures physiques, organisationnelles et technologiques pour sauvegarder l’information personnelle. Les employés, les contractuels et les membres de l’équipe de direction de la TPRA devront signer un accord de confidentialité les liant au maintien de la confidentialité de tous les renseignements personnels auxquels ils ont accès.
Ouverture
La TPRA s’efforcera de faire connaitre ses mesures de protection de la confidentialité au moyen de cette Politique de confidentialité qu’on pourra trouver aussi sur son site www.cyff.ca. Comme les questions et les exigences liées à la vie privée sont sujettes à des changements périodiques, la TPRA se réserve le droit de modifier cet accord au besoin. Les modifications apportées au présent document entrent en vigueur à la date indiquée en tête de ce document.
Accès individuel
Un individu qui désire revoir ou vérifier ses données personnelles conservées par la TPRA, ou à qui l’information a été révélée avec la permission de l’ADÉPIP, peut faire une demande d’accès écrite au directeur général de la TPRA. Après vérification de l’identité du demandeur, le gérant général répondra dans les 60 jours. Si l’individu trouve que l’information contenue dans les dossiers de la TPRA sont inadéquats ou incomplets, et fournit des documents individuels qui le prouvent, la TPRA apportera sans tarder les changements requis au dossier actif du plaignant.
Inquiétudes et plaintes
Si vous avez une question, une inquiétude ou une plainte à formuler au sujet de la collecte, l’usage ou la révélation de l’information personnelle par la TPRA, ou au sujet de l’accès à vos informations personnelles par la TPRA, veuillez communiquer avec :
Directeur général
Table Pancanadienne de la Relève Agricole
C.P. 24, Middle Lake, SK
S0K 2X0
Sans frais: 1-888-416-2965
Téléphone: 1-306-367-4628
Télécopieur: 1-306-367-2403
Courriel: info@cyff.ca
Sur réception d’une plainte concernant la cueillette, l’utilisation ou la divulgation de renseignements personnels par la TPRA, le directeur général lancera immédiatement une enquête et vous informera sans tarder des résultats et des mesures de correction entreprises le cas échéant. Si une plainte est justifiée, la TPRA prendra des mesures appropriées, y compris, si nécessaire, l’amendement de ses politiques et pratiques.
Si nous n’êtes pas satisfait de la réponse reçue, vous pouvez aussi communiquer avec le Commissariat à la protection de la vie privée du Canada :
Bureau du Commissaire à la protection de la vie privée du Canada
30, rue Victoria
Gatineau, Québec
K1A 1H3
Ou par téléphone:
Sans frais: 1-800-282-1376
Téléphone: (819) 994-5444
ATS: (819) 994-6591
www.priv.gc.ca